Het archief beleidsplan gemeente Deventer

Het Deventer gemeentearchief is toe aan een heroriëntatie op basis van onze uitgangspunten verwoord in de strategische visie “Renovabitur”. De cursus, in het kader waarvan deze weblog is opgezet, heeft goede handvatten en aanknopingspunten geboden voor een actueel beleidsplan voor het archief.

Doel is dat
1. elke burger van Deventer het gemeentearchief beschouwt als “zijn/haar” archief;
2. dat archief van huis uit digitaal is te raadplegen;
3. dat archief niet alleen separaat doorzoekbaar is, maar in samenhang met alle daarmee verbonden informatie (zowel binnen als buiten SAB!);
4. dat archief zo is gepresenteerd dat het burgers verleidt om er gebruik van te maken en burgers (doelgroepen, jeugd…) inspireert om door beter begrip van onze geschiedenis de huidige ontwikkelingen in de maatschappij beter te (willen) begrijpen.

Elk van de deelnemers aan de cursus heeft zijn/haar plannen gepresenteerd. Zie bijgaand mijn poster.




















Grootste opgave voor SAB zal zijn de adequate ontsluiting van de archieven volgens de moderne standaarden. Een tijdrovende klus….

Als gezegd zullen we onze voornemens op korte termijn voorleggen aan (mogelijke) partners in en buiten de erfgoedsector en aan de Deventer Politiek.

Ik acht het niet aan mij om de posters van mijn mede-cursisten hier weer te geven (onderling doen we dat wel dmv verslag). Maar ze waren alle zeer inspirerend en leerzaam.
Dank aan cursusleiding (René Tol en de docenten) en aan alle collega’s voor hun leerzame en inspirerende inbreng.

Eddy Tulp

Samenwerkingsverbanden archieven

Samenwerking in Archiefland II

Donderdag 4 december hebben we in de cursusgroep met Frans Hoving (Erfgoed Nederland) van gedachten gewisseld over de diverse samenwerkingsverbanden op het gebied van archieven in Nederland. Een greep: EN, SOD, GO, NVBA, KVAN, PPA, IVA, NA, RHC’s, Convent, BRAIN, THA, LOPAI, WGA, Prov.Kringen, Categorale instellingen, diverse gebruikersoverleggen. Elk overleg mag op zich nuttig zijn, het geheel biedt een warrig, onoverzichtelijk beeld. Zou dat efficienter en effectiever kunnen?

In de bibliotheekwereld zijn we op dit moment ook bezig met een herstructurering van het overleg in de sector. Er komt een Sectorinstituut en een Branchevereniging. Alle onderlinge verbanden (ook WSF) vinden straks plaats in het kader van de Branchevereniging.

Zou dat model ook toegepast kunnen worden op de archieven? Eén Sectorinstituut (Erfgoed Nederland) en één Branchevereniging (BRAIN). Alle onderlinge overleggen vinden plaats in het kader van BRAIN (werkgroepen, sub-groepen). Wanneer Erfgoed Nederland BRAIN als exclusieve vertegenwoordiger van de branche beschouwt en BRAIN die coördinerende taak ook op zich neemt, is zo’n structuur wellicht snel te realiseren.

vervolg cursus Erfgoed Nederland over Het Archief van de Toekomst

Het E-depot II

Al eerder schreef ik over een e-depot.. ‘Digital-born’ materiaal zal, waarschijnlijk eerder dan wettelijk verplicht, in een e-depot worden opgeslagen. Maar hoe ziet dat e-depot er (straks) uit?
Het Nationaal Archief is, zo begreep ik vandaag van Peter Horsman (Archiefschool), bezig software te ontwikkelen voor een e-depot. Die software wordt getest in Rotterdam/Utrecht en komt waarschijnlijk beschikbaar voor algemeen gebruik. Maar dan nog is het de vraag of je als gemeente Deventer aan een eigen e-depot moet beginnen.

Wat willen we met dat digitale archief? Net als alle Deventer archieven willen wij die documenten voor zover mogelijk, openbaar beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk maken. Daarbij willen we ook dwarsverbanden mogelijk maken met andere Deventer aangelegenheden, uit verleden en heden. Daarom dient SAB, het Deventer Archief, zelf de regie te voeren over deze digitale archieven.

Maar dat zegt nog niets over de opslag van tenminste één digitaal exemplaar van het bestand met als enige doel: bewaren voor de eeuwigheid. Die eeuwigheids houdbaarheid dient ergens gewaarborgd te zijn. Dat betekent dat het document ook bestand moet zijn tegen nieuwe software die het oorspronkelijke script niet meer kan ontcijferen.
Ik zou me kunnen voorstellen dat een gemeente als Deventer (100.000 inw.) dat bestand daartoe na verloop van tijd (hoeveel tijd?) in het e-depot van het Nationaal Archief plaatst. Dat archief zal omgeven zijn door een organisatie die een duurzame opslag zal waarborgen. Dat komt er dus op neer dat de gemeente Deventer eigenaar blijft van het bestand, maar dat het duurzaam bewaren en beschikbaar houden wordt uitbesteed aan het Nationaal Archief.

Maar de actieve openbaarheid (voor zover toegestaan) zo mogelijk gelinked met andere Deventer aangelegenheden, lijkt mij een zaak te blijven voor het Deventer archief zelf.

discussie intern

Vandaag, 18 november, hebben we een eerste intern overleg gevoerd over de toekomst van het Deventer archief. Aanwezig een 12-tal SAB-medewerkers die allen direct betrokken zijn bij het archief. De agenda voor deze vergadering zag er als volgt uit:
1. de droom,
2. de weg er heen (randvoorwaarden),
3 keuzes maken en
4 consequenties voor de organisatie.

in steekwoorden:
1. de droom
digitaal, thuisgebruik, inspireren, verleiden, het reisbureau door de tijd, het verhaal vertellen, studiezaal verbouwen, spreekuren erfgoedconsulenten, hoe meer digitaal thuis mogelijk -->hoe meer fysiek bezoek, provide&enable (waar ligt de grens?)

2. de weg
glasvezelsnelweg (Deventer verglaasd), informatie gestructureerd en ontsloten volgens EAD/EAC standaarden (EAD-editor nodig!), goede metadatering/koppeling aan gis, samenwerking met andere archieven en met andere erfgoedspelers, goed gestructureerd voor-portaal, ander (soort) personeel: redacteurs, regisseurs, moderators, Deventergeschiedenis.nl als Online Community, experimenten met folksonomy,

3. de keuzes
grote achterstanden in ontsluiting. criterium aanpak:"on demand" en gedifferentieerd (niet alles even gedetailleerd), geen afhankelijkheid van externe software creëren, Quick wins met DAVO realiseren vooruitlopend op EAD conversie, zorgen dat nieuw archief voldoet aan standaarden.

4. de organisatie
Online Communities structureel onderhouden, archivaris/bibliothecaris wordt meer redacteur en regisseur. Structurele formatie daarop richten. Grotere betrokkenheid SAB bij creatie/voorportaal documenten. Goede digitale ondersteuning (Team Webdiensten)
NB Risico's braindrain SAB en niet-gemeente aanstellingen in kaart brengen !

MT concipieert concept beleidsplan. Daarna bespreken met mogelijke partners:
VVV, Archeologie, Musea, Monumenten, Historische verenigingen (heel gemeente!), SIED, grote bedrijven, Wegener, HCO, Deventer Digitaal, Onderwijs, OBDeventer, IJsselacademie Kampen
Vorm: inspirerende manier van presentatie: film? , goede voorbeelden laten zien, desicionmakers zelf laten ervaren (boerderijen database verder uitwerken).

Planning: partner-meeting februari 2009

Presentatie: april 2009

Doelstelling SAB?

Doelstelling SAB

De missie van SAB staat momenteel weer ter discussie. In Renovabitur (de lange termijnvisie van SAB) staat hij beschreven als: SAB, bron van kennis van vroeger en nu. Elders (zie: www.eddytulp.blogspot.com) heb ik al voorgesteld om daar van te maken: SAB, bron van kennis en inspiratie. We willen niet alleen geraadpleegd worden, we willen ook verleiden, mensen nieuwsgierig maken, klanten inspireren niet alleen om kennis/informatie te halen, maar ook om kennis te delen.

Aan het slot van de tweede cursusdag hebben we ons bezig gehouden met mogelijke doelen van onze archieven, de rationale daarvan, de mogelijke implicaties en obstakels en de vereiste acties om die doelen te bereiken. Dat deden we onder leiding van Rene Tol met behulp van vele briefjes en stickers.

Als huiswerk hebben we meegekregen:
1.met wie ga je dit bespreken, en waarom met deze mensen
2.bespreek het met ze
3 geef het resultaat daarvan aan en
4.zijn er klanten met wie je dit wilt bespreken en wat is daar het resultaat van.

Nou wil het geval dat wij dit binnen SAB reeds hebben voorbereid. Er is een studiemiddag gepland op dinsdagmiddag 18 november met het Team Erfgoed als aftrap van het proces dat moet leiden tot een Archief Beleids Plan (ABP). De uitkomsten daarvan zal ik ook voorleggen aan Marcel Kossen (directeur Eenheid Stadthuis) en aan wethouder Berkelder. Op 19 november vergadert de Bezoekersraad; ook voor die bijeenkomst zal de toekomst van het archief worden geagendeerd.

Gegeven de missie van SAB en onze lange termijn visie als verwoord in Renovabitur, ben ik zo vrij om alvast een voorzet te doen voor een van de doelstellingen voor ons Archief van de Toekomst:

Doelstelling: Het Deventer archief is bron van kennis en inspiratie voor velen.
Die inspiratie komt niet louter voort uit de bronnen zelf, die overigens voor het merendeel digitaal raadpleegbaar zijn. Die inspiratie komt ook door de mogelijkheid voor burgers om te reageren op historische informatie en daar digitaal hun kennis aan toe te voegen (kennis delen). Op die manier gaat geschiedenis leven. SAB/archief faciliteert daartoe diverse Virtual Communities over thema’s waar SAB veel informatie over heeft (“ Provide and Enable”!)

Is dit een basis voor verder overleg?
Wat zijn mogelijke implicaties hiervan en mogelijke obstakels?
Kunnen wij dit alleen af, of gaan we samenwerken en zo ja, met wie dan?

Samenwering in archiefland

Samenwerking in archiefland

Het is onthutsend hoe stand alone alle archieven in Nederland opereren. BRAIN is nog een jonge brancheorganisatie en Erfgoed Nederland (het sectorinstituut) beperkt zich tot erfgoed brede activiteiten. Dat laatste is in zijn totaliteit begrijpelijk, maar hoeft deze stichting er niet van te weerhouden om daarnaast ook op onderdelen, in dit geval het archief, coördinerend, of zelfs sturend (in goed overleg met ministerie en branche) bezig te zijn. Het erfgoed van het jaar 2027 behoort ook een zorg te zijn van Erfgoed Nederland nu! Maar dan moeten we nu wel gezamenlijk nu actie ondernemen.

Negatief vermogen SAB

Negatief vermogen SAB

Het archief van Deventer is al heel oud. De oudste stukken dateren van de 12de eeuw. De afgelopen 800 jaar zijn er achterstanden opgelopen in de ver- en bewerking van dat archief. Die achterstand bedraagt, zo is onlangs berekend, ongeveer 55.000 uren. Uitgaande van een gemiddeld uurtarief van een archivaris en van het feit dat er ook vrijwilligers betrokken zijn bij dit mooie werk betekent dit een negatief vermogen van SAB van Є 2.000.000.
Ik stel voor dat bedrag als zodanig mee te nemen in de voorjaarsnota 2009 van de gemeente.

Rol archief

Rol archief

Wat doen we als archief met informatie die onjuist is gebleken, of waarvan de auteur zich inmiddels distantieert? Houden we ons aan de wet, ontsluiten we de informatie en puibliceren we die na 20 jaar? Of repareren we de fout, voegen we er een voetnoot bij of laten anderszins blijken dat wij er nu anders over denken?
NB digitale archieven kunnen betrokkenen hun leven lang hinderlijk achtervolgen. Door de algemene beschikbaarheid via het net en zelfs vindbaarheid via zoekmachines (op naam) kunnen mensen op onaangename wijze met hun of andermans verleden worden geconfronteerd.

Het e-depot

E-depot

Tijdens de cursus werd algemeen aanvaard dat we er in Nederland naar moeten streven dat er
een centraal gestuurde organisatie voor een e-depot moet komen. Een e-depot, zo heeft Boudien Glashouwer on wel duidelijk gemaakt, is niet louter een groot gebouw met veel computers. Het gaat om een complex van mensen, middelen en procedures. Alleen wanneer zoiets structureel is geregeld is kwaliteit, duurzame opslag, en grote toegankelijkheid gewaarborgd. Misschien moet er wel een Ministerie van Informatie komen (is elders ook al). Informatie is straks, of wellicht nu al, immers één van de grootste machtsfactoren.
Een dergelijke centrale voorziening vergt wel een duidelijke digitale infrastructuur in Nederland en structurele samenwerking van archieven (zie bericht over samenwerking)

De erfscheiding van het archief

De erfscheiding van het archief

Baudien Glashouwer hamerde vanmorgen op de noodzaak ons als archieven toch vooral ook te bemoeien met de situatie vóór overdracht van archieven. Dat is zeker van belang in geval van digitale archieven. Deventer heeft al toestemming om substituut te digitaliseren. Maar waar wordt het vervolgens opgeslagen? Wie heeft er toegang toe? Bestaat er een protocol voor de situatie vóór de overdracht? Wanneer vindt die formeel plaats? Na 20 jaar? Wie betaalt het bewaren voorafgaand aan die overdracht?
Wanneer nu nog papieren archieven als een zooi worden aangeleverd, dan kan een goede archivaris daar nog wel een toegankelijk archief van brouwen. Maar een digitale zooi blijft een zooi!
Deventer heeft de archiefinspectie uitbesteed aan het HCO in het kader van de convenant die we hebben gesloten. Het HCO zal terzake zeker deskundig zijn, daar is geen twijfel over. Vraag is wie bepaald hoe ons archief er in 2028 uitziet en hoe daar nu al op moet worden ingespeeld…..

Zomaar enkele citaten

Citaten

Zomaar wat citaten uit de bijdragen van vandaag:

De kwestie van de betrouwbaarheid of onbetrouwbaarheid van informatie is een non-issue, louter omdat de klant er geen issue van maakt.
(en omdat uit onderzoek is gebleken dat Wikipedia betrouwbaarder is dan de Brittanica)

Maak je web-site vanuit de muziek: maat, ritme en melodie zijn de basis-elementen van een goede website.

Geheugen is tegenwoordig ongelimiteerd aanwezig; programma’s waarin data worden overschreven zijn, zeker in archieven, verboden!

Een externe ‘deskundige’ is vaker verdwaald; daarom kan hij jou beter de weg wijzen.

Wij vragen een hoge mate van betrokkenheid van onze medewerkers.
The chicken is committed to the egg, but the pig is involved in the bacon.

In de vliegtuigindustrie geldt: ‘zet nooit een nieuwe motor in een nieuwe kist’

Meer mensen op een project zetten is meestal niet de oplossing voor problemen:
Eén vrouw is 9 maanden zwanger, maar dat wil niet zeggen dat 9 zwangere vrouwen samen één maand nodig hebben.

Alles wat niet digitaal is, wordt niet gebruikt.

Grote veranderingen kunnen ook in kleine stappen worden gerealiseerd

Wantrouw alles wat met Corporate of Enterprise begint en niet op één A4tje past.

de proef met de natgespoten apen

De natgespoten apen

De bedrijfscultuur kan verstikkend zijn voor een organisatie. Nou is dat voor SAB natuurlijk niet het geval; wij kennen immers een heel open cultuur. Hoewel?...
Jaap van Rees vertelde een mooi verhaal, dat ik jullie niet wil onthouden:

In een onderzoek naar heersende cultuur werden bij wijze van proef een aantal apen in een kamer gezet. In die kamer bevond zich een trap en boven aan die trap lag een banaan. Maar zodra een aap de trap op liep om de banaan te pakken, werden hij en alle apen drijfnat gespoten. Dat gebeurde 1, 2 en nog een keer. Maar de apen kregen er genoeg van en zodra een van hen weer aanstalten maakte om die trap op te gaan, werd hij in elkaar geslagen. Dat herhaalde zich ook enkele malen.
Daarna werd een van de apen vervangen door een andere aap. Die probeerde de trap op te lopen, maar werd direct bij de eerste tree al in elkaar geslagen. Hij wist niet waarom, maar hij deed ‘t niet nog een keer. Vervolgens werd aap voor aap vervangen, totdat op een gegeven moment alle oorspronkelijke apen waren verwisseld voor andere. De nieuwe apen waren dus nog nooit natgespoten.
En nog steeds gebeurde het dat wanneer één van de apen een poging deed de trap op te lopen, hij in elkaar werd geslagen, want :

‘zoiets doe je hier niet’……….

Ploegleider of Kopman

Ploegleider of Kopman

Jaap van Rees beweerde in zijn bijdrage vandaag dat het absoluut onjuist is dat niet vakgenoten de leiding hebben over erfgoedinstellingen. Nog los van de discussie over specifieke benoemingen, vind ik dat hij hierin te ongenuanceerd is.

Vaak zijn archivarissen of bibliothecarissen heel goed in hun vak. Maar dat wil nog niet zeggen dat het goede managers zijn. Het komt zelden voor dat een vakgenoot inhoudelijke en managerial skills op een goede wijze combineert; ik ken er maar één.

Elke organisatie heeft er recht op om op zijn tijd geleid te worden door een goede procesmanager, een ploegleider die de strategie aangeeft en de ploeg tot een team smeedt.
Jawel: daarna moet de kopman het werk afmaken! Dat wil zeggen dat die ploegleider na gedane arbeid ook weer eens plaats moet maken voor iemand die de top als eerste weet te beklimmen.

Een organisatie kan dus winnen door ofwel een ploegleider en een kopman te combineren, ofwel beide elkaar te laten afwisselen.
Een ploeg met structureel alleen maar een kopman haalt de eindstreep nooit.

De dementerende overheid

De dementerende Overheid

Wij gaan publiekelijk steeds meer vergeten. Werd voorheen een kattebelletje (dat schreven ze toen nog zonder ‘n’) van Luns aan De Jong nog gearchiveerd, zodat wij dat later kunnen lezen, een e-mailtje van Balkenende aan Bos zal het Nationaal archief waarschijnlijk nooit halen. En als we digitale documenten bewaren, is het nog maar de vraag of generaties na ons nog de software en de apparatuur hebben die dat kunnen lezen. In afwachting van nieuwe regelgeving op dit gebied heeft het LOPAI in samenwerking met Het Expertise Centrum (HEC) een toetsingskader ontwikkeld (http://www.lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf) voor e-depots.
Het is ook voor SAB van groot belang dat we althans functioneel hier een rol in spelen. Deventer wil zijn digitale ambities ook in dit opzicht waar maken. Laten we daar in ons Archiefbeleidsplan op inspelen.

Digitalisering on Demand

Digitalisering on Demand

SAB kent als veel erfgoedinstellingen, een goedgekeurd Informatieplan. In dat plan worden de volgende criteria voor het digitaliseren van erfgoed-documenten gehanteerd:
1.kwetsbaarheid
2.preservatie
3.beschikbaarheid versus behoefte
4.uniciteit
5.gebruiksmogelijkheden
6.presenteren virtuele ordeningen
7.rationalisering bedrijfsprocessen
8.interactiemogelijkheid

Aan het ontbijt vanmorgen vertelde Huib Uil, uit Zierikzee, me hoe het archief in Amsterdam inmiddels omgaat met het digitaliseren van documenten: criterium 3 heeft absoluut voorrang:Digitalisering on Demand, maar dan zo dat de klant betaalt voor het digitale document. Wanneer een document wordt opgevraagd, wordt het in elk geval gedigitaliseerd. De klant krijgt vervolgens de keuze of hij het document digitaal wil ontvangen. Zo ja, dan betaalt hij een bedrag per pagina. Zo niet, even goeie vrienden. Ook wanneer een volgende klant voor hetzelfde document een digitale kopie wil ontvangen, betaalt hij daar dezelfde prijs voor. Uiteindelijk zal er een omslagpunt zijn waarop enkele veelgevraagde documenten meer zullen opbrengen dan ze kosten…… Idee?
Blijft dat de andere in ons Informatieplan genoemde criteria overigens bepalend zijn voor ons digitaliseringsactiviteiten. Dat kan in onze eigen studio, maar ook Sallcon kunnen wij daarin betrekken. Iets voor het Archiefbeleidsplan.

De virtuele studiezaal

De virtuele studiezaal

In mijn weblog uit Umbrie (www.eddytulp.blogspot.com) besprak ik al de Virtual Community. René Tol (http://www.yuj-advies.nl/YA-Indexpagina.htm) beweerde vandaag dat ‘men’ binnenkort niet eens meer naar websites zal gaan. Die zijn straks hopeloos verouderd.
Hij liet zien hoe jouw alter ego door de virtuele wereld loopt en daar andere mensen ontmoet. Je kunt daar (in Second Life) ook naar de virtuele studiezaal. Daar kun je dan bijvoorbeeld met andere bezoekers van gedachten wisselen over een onderwerp dat in die studiezaal aan de orde is. Virtual Communities worden zo zelfs sociale gemeenschappen.
In Umbrie heb ik het ook over gaming gehad en de uitdaging voor bibliotheken.
Moeten wij als SAB, niet een ‘gameboy’ aantrekken die onze virtuele studiezaal bouwt?

SAB, archief van de toekomst

foto: een van de gebouwen van SAB, deel uitmakend van het Buiskensklooster uit 1431, Klooster 3-12 te Deventer

Deze blog is bedoeld voor medewerkers van Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB), belast met het archief. Ik zal tijdens het 'management development programma' van Erfgoed Nederland met als onderwerp: Strategisch sturen van het archief naar de toekomst door middel van deze blog hen op de hoogte houden van mijn belevenissen en ervaringen.

NB. Dit betreft geen verslag van de cursus, maar louter eigen ervaringen en ingevingen. Pas tijdens het tweede deel van de cursus in december zal daar een lijn richting ons nieuwe ArchiefBeleidsPlan kunnen worden gelegd.

De cursus vindt plaats in De Baak, Noordwijk, op 23-24 oktober en 3 en 4 december 2008